コラム

見逃されない！社内コミュニケーションを劇的に改善する秘訣

「社内向け」コンテンツは、優先度が下がりがち！

社内コミュニケーション活性化やエンゲージメント向上の一環として、社内報をはじめとした従業員向けの情報配信に取り組まれている企業様が増えています。

しかし、多くの担当者は、毎月何を配信するのかの検討に頭を悩ませているようです。配信記事の草稿、構成やデザインの調整、各所への内容確認など、多くの工程があるにも関わらず、多忙な業務の傍らで、社内配信の重責を担っていることも多いはず。

さらに、社内に向けた配信はシステム化などの費用がかけづらい上に、どれだけの従業員が見てくれているのか効果も測定できず、優先度は往々にして下がりがちに…。

では、どのように解決していけばよいのでしょうか。

「社内向け」コンテンツを見てもらうためのポイント！

① 情報の配信チャンネルを定める

まず、配信手段がメール、チャット、電話、社内報など分散していませんか？

「あの情報どこだっけ？」の連続で、従業員は常にストレスを抱えています。より多くの従業員が情報を迷うことなく受け取れる環境を整えましょう。

② 要点をまとめて情報を配信する

伝えたいことが多すぎて、内容を盛り込みすぎてはいませんか？

従業員は忙しい業務の合間で、配信を見ることが多いでしょう。そんな中、何千文字も並んだ文章を読むのは大変ですし、そのような配信は次回から見てもらえない可能性があります。すべてを盛り込むのではなく、伝えたいことの要点をまとめる、そんなメッセージ作りを心がけましょう。強い関心を示す受信者に向けて、詳細説明を提供するイントラページのURL導線を配置するなどの配慮も有効です。

③　情報を見た従業員に何をしてほしいか、配信の目的を明確にする

配信された情報を見た従業員に、何をどうしてほしいかまで意識していますか？

情報は伝えて終わりではありません。配信ごとに、テーマや受信者に求めるリアクションがあるはずです。受け取った従業員に何を知ってほしいのか、どんなアクションを取ってもらいたいのか具体的に想像して、わかりやすい導線を作りましょう。

④ 結果を定点観測する

開封率や添付リンクのクリック率など、受信者の反応を知る手段を持っておきましょう。

配信した内容ごとに、開封率やクリック率を確認することで、従業員の配信記事に対する関心度を計測しましょう。どの時間帯の開封率が高いか、開封してくれる従業員の属性などを把握しておくことで、今後の配信内容の改善にも役立ちます。

上記課題を解決するなら、NewCommunicator（ニューコミュニケーター）がお勧めです！

ニューコミュニケーターは、Microsoft Teamsの中で、全従業員に対して配信をお届けすることができるアプリです。

社内のコミュニケーションをTeamsに統一できる！

ニューコミュニケーターを使うと、Teams上から、全従業員に対して一斉に情報を届けることができます。業務上のコミュニケーションやコラボレーションワークで、Teamsをお使いの皆さまにピッタリのアプリケーションです。配信記事内に、社内イントラやWEB社内報などのコンテンツの遷移リンクを配置することで、従業員を見てほしい情報へスムーズに誘導できます。ニューコミュニケーターで、普段お使いのTeamsを起点に、社内の様々な情報にアクセスさせることができます。

AIが自動で要約してくれる！

「まずは、大量の文章をまとめないと…」という方は、ぜひAI要約機能をご利用ください。最大一万文字の文章を、記事配信に適した分量に要約してくれます。社内報などに記載された情報の全体像を、要点をしぼって送りたい。でもそれが大変、と悩んでいる方にピッタリの機能です。

最短3分で記事作成ができ、配信目的と求めるリアクションも明確に伝えることができる！

見たまま記事が作成できるビジュアルテンプレートは、配信プレビューを確認しながら編集することができ、特別なコードやプログラム不要で配信記事を作れます。動画や画像を埋め込むことができるので、受け取った従業員に視覚で訴え、「何の情報なのか、どんなアクションをとればいいのか。」直感的に理解を促すことも簡単です。

開封率・リンクのクリック率が分かる！

さらに、配信した記事は開封率・各リンクのクリック率まで計測できるので、配信した記事の効果を一目で確認できます。配信レポート上で、従業員ごとの開封状況やクリック状況も確認できるプランもご用意しております。

社内でのコミュニケーションツールとしてMicrosoftTeamsをご活用の企業様は、ぜひニューコミュニケーターで効率的な社内配信を実現してみませんか？